De ce o singură setare de disponibilitate pentru întreaga zi creează probleme de rezervare care pot fi evitate
Atunci când un restaurant oferă prânz, cină și ocazional servicii speciale, o singură setare de rezervare pentru întreaga zi reflectă rareori modul în care funcționează locația. Sala poate fi deschisă multe ore, însă acest lucru nu înseamnă că fiecare masă, zonă sau interval orar este pregătit pentru rezervări online pe tot parcursul zilei.
La prânz poate lucra o echipă mai mică și poate fi folosită o secțiune redusă a sălii. La cină pot fi deschise mai multe mese, poate fi nevoie de mai mult timp pentru pregătire sau ritmul poate fi diferit. Un eveniment privat, o seară de degustare sau un serviciu de sărbători poate schimba din nou planul. Dacă aceste perioade au aceeași disponibilitate, oaspeții pot vedea opțiuni care nu se potrivesc serviciului pe care sunteți pregătiți să îl oferiți.
Rezultatul este muncă ce poate fi prevenită: apeluri pentru a explica faptul că un interval nu este disponibil, rearanjarea manuală a meselor și notițe transmise între persoane care încearcă să înțeleagă ce a fost deja promis. De asemenea, oaspeții se așteaptă ca orele afișate online să fie oportunități reale de a lua masa.
O abordare pe servicii oferă fiecărei perioade de activitate propriul plan de rezervări. Disponibilitatea rezervărilor la restaurant în funcție de serviciu trebuie să reflecte sala reală, personalul și planul meselor pentru perioada respectivă. Scopul nu este ca toate intervalele posibile să poată fi rezervate, ci să prezentați opțiuni fiabile pe care echipa le poate gestiona cu încredere.
Enumerați fiecare perioadă de serviciu înainte de a decide ce poate fi rezervat
Începeți prin a enumera fiecare serviciu distinct pe care îl oferiți într-o săptămână obișnuită. Păstrați lista la nivel operațional: includeți perioadele care au propriile pregătiri, propriul plan al meselor, ritm de echipă sau așteptări ale oaspeților. Pentru multe restaurante, aceasta începe cu prânzul și cina. Cafenelele pot avea și mic dejun, brunch sau un interval de după-amiază. Adăugați separat serviciile speciale atunci când au un format diferit.
- Prânz în timpul săptămânii
- Prânz sau brunch în weekend
- Cină obișnuită
- Sesiuni mai devreme sau mai târziu, gestionate diferit
- Meniuri speciale, celebrări sau servicii ocazionale
- Servicii afectate de o rezervare privată sau de o zonă de servire redusă
Pentru fiecare perioadă, notați ora de început și de sfârșit, mesele sau zonele destinate utilizării și ce o diferențiază de un alt serviciu. Prânzul de marți poate avea o zonă utilizabilă mai mică decât prânzul de sâmbătă, iar un serviciu special poate necesita o amenajare diferită de cea pentru o cină normală. Aceste diferențe împiedică echipa să trateze toate perioadele de deschidere ca fiind identice.
Apoi decideți dacă oaspeții ar trebui să poată rezerva pe întreaga durată a serviciului sau doar în anumite ferestre de sosire. Intervalele pentru rezervările de prânz și cină trebuie să susțină modul în care gazdele așază oaspeții la mese și felul în care bucătăria și echipa din sală pot gestiona sosirile. Dacă o perioadă începe cu pregătiri sau se încheie cu o ultimă așezare atent organizată, nu afișați acest timp operațional în disponibilitatea pentru oaspeți.
Transformați lista într-un punct de referință comun pentru persoanele care gestionează sala. Aceasta le oferă managerilor, gazdelor și proprietarilor un răspuns comun la o întrebare de bază: pentru ce serviciu este această rezervare și ce capacitate este cu adevărat disponibilă în cadrul lui?
Stabiliți disponibilitatea în jurul meselor și zonelor pe care le puteți utiliza cu adevărat
Disponibilitatea este fiabilă numai atunci când este legată de partea restaurantului care poate fi folosită efectiv. Începeți cu mesele pregătite pentru serviciul relevant, apoi luați în considerare zonele din care fac parte. O terasă poate să nu fie potrivită pentru o anumită sesiune, o cameră din spate poate fi rezervată pentru un grup sau o parte a sălii poate fi necesară pentru pregătiri. Aceste mese nu ar trebui considerate disponibile în mod general doar pentru că există în locație.
Folosiți o listă practică de verificare a meselor și zonelor pentru fiecare serviciu:
- Identificați zonele care vor fi deschise oaspeților.
- Enumerați mesele din acele zone care pot fi utilizate pentru serviciul respectiv.
- Excludeți mesele afectate de mentenanță, un eveniment privat, o modificare de amenajare sau pregătiri.
- Luați în considerare dimensiunile grupurilor pe care acele mese le pot găzdui în mod rezonabil.
- Verificați că planul lasă echipei un traseu funcțional prin sală.
Acest lucru evită o neconcordanță frecventă în gestionarea rezervărilor online la restaurant: vizualizarea rezervărilor sugerează capacitate, în timp ce planul sălii a redus-o deja. În loc să vă bazați pe o instrucțiune informală precum păstrați acel colț liber, fundamentați planul serviciului pe zonele și mesele aflate în utilizare.
Nu presupuneți că o disponibilitate mai mare afișată este întotdeauna mai bună. O secțiune care este deschisă din punct de vedere tehnic, dar dificil de deservit cu personal, poate pune presiune pe serviciu. Păstrarea unui număr mic de mese nealocate poate oferi echipei spațiu de reacție atunci când se schimbă nevoile de așezare sau planul serviciului. Publicați disponibilitatea pe care restaurantul o poate onora cu spațiul și organizarea existente.
Țineți cont de tiparele diferite ale cererii la prânz, cină și servicii speciale
Prânzul, cina și serviciile speciale atrag adesea comportamente diferite de rezervare. Cererea pentru prânz se poate concentra într-un vârf scurt de la mijlocul zilei, în timp ce cina se poate distribui pe parcursul serii și poate deveni din nou aglomerată la o oră preferată de sosire. Un serviciu special poate avea o singură oră clară de începere sau un format mai structurat. Tratarea acestora ca tipare separate vă ajută să luați decizii mai clare privind disponibilitatea rezervărilor la restaurant.
Analizați ce observă deja echipa dumneavoastră. Când sosesc de obicei rezervările? Ce ore creează aglomerație la punctul de întâmpinare? Când are bucătăria nevoie ca sosirile să fie distribuite mai atent? Amenajarea, meniul și stilul propriu de serviciu determină ce este funcțional, astfel că aceste observații sunt mai utile decât copierea programului unei alte locații.
Atunci când un serviciu are un vârf clar, evitați să faceți ca întreaga perioadă să pară la fel de deschisă dacă acest lucru ar crea un val de sosiri imposibil de gestionat. Atunci când cererea este mai redusă, asigurați-vă că intervalele disponibile sunt totuși potrivite pentru personal și pregătiri. Obiectivul nu este să anticipați perfect fiecare rezervare, ci să susțineți un serviciu mai constant.
Serviciile speciale merită o analiză separată deoarece pot modifica mesele utilizate, orele de sosire și flexibilitatea de care dispune echipa. Înainte de a le face rezervabile, confirmați că disponibilitatea lor nu preia presupuneri aplicabile unui prânz sau unei cine obișnuite.
Rezervări la restaurant ajută restaurantele să primească rezervări online, să controleze disponibilitatea pentru fiecare serviciu și să organizeze mesele și zonele dintr-o singură vizualizare clară. Acest lucru este util atunci când prânzul, cina și serviciile speciale ocazionale necesită disponibilități diferite, în loc să vă bazați pe apeluri și notițe împrăștiate.
Verificați vizualizarea rezervărilor înainte de a publica disponibilitatea online
Înainte ca oaspeții să vadă un program nou sau revizuit, analizați-l așa cum ar face un oaspete. Confirmați că fiecare serviciu apare la ora dorită, că nicio perioadă indisponibilă nu este afișată accidental și că opțiunile vizibile corespund planului sălii convenit de echipă.
- Sunt prânzul, cina și serviciile speciale separate în mod clar?
- Corespund orele disponibile începutului serviciului, pregătirilor și rutinelor de închidere?
- Contribuie la disponibilitate numai mesele și zonele prevăzute?
- Au fost luate în calcul o rezervare privată, o închidere sau o amenajare modificată?
- Ar înțelege o gazdă unde trebuie așezat un grup care tocmai a făcut o rezervare?
- A fost echipa informată despre modificările programului obișnuit?
Acest lucru este cel mai important atunci când se schimbă ceva. Programul sezonier, o ajustare a personalului, un eveniment sau o modificare a sălii pot face ca setarea rezervărilor de săptămâna trecută să nu fie potrivită pentru următorul serviciu. O verificare poate identifica o neconcordanță înainte ca aceasta să devină o discuție cu un oaspete sau o decizie dificilă de așezare la mese.
Păstrați consecvente formularea și denumirile interne ale serviciilor. Dacă echipa numește o perioadă brunch de sâmbătă, utilizați aceeași referință clară în planul operațional. Consecvența reduce riscul ca o rezervare să fie interpretată ca aparținând unui alt serviciu sau altei zone.
Faceți o verificare scurtă înainte de serviciu și ajustați următorul serviciu când este necesar
Planificarea disponibilității funcționează cel mai bine ca rutină, nu ca o configurare unică. Cu puțin timp înainte de fiecare serviciu, comparați planul rezervărilor cu situația actuală din restaurant. Căutați schimbări care afectează mesele sau zonele utilizate: un grup mare, o modificare de amenajare, o masă neutilizabilă, o cerință de pregătire pentru eveniment sau o actualizare a programului de serviciu.
Scopul nu este să refaceți ziua fără motiv. Este să identificați dacă următorul serviciu corespunde în continuare planului pe care oaspeții îl pot rezerva. Dacă nu corespunde, ajustați următorul serviciu cât încă este timp pentru a menține disponibilitatea online aliniată cu activitatea reală. Înregistrați clar modificarea, astfel încât personalul din sală să nu se bazeze pe memorie.
După serviciu, notați problemele recurente. Rezervările de prânz se pot concentra prea mult într-un anumit moment, cina poate utiliza o altă zonă mai des decât era prevăzut sau serviciile speciale pot necesita o listă de verificare separată pentru pregătire. Folosiți aceste observații pentru a îmbunătăți următorul plan de disponibilitate. Ajustările mici și regulate sunt adesea mai ușor de gestionat decât o reorganizare majoră după mai multe ture dificile.
Concluzie: O disponibilitate clară a serviciilor restaurantului începe prin separarea serviciilor pe care le oferiți efectiv, apoi prin corelarea fiecăruia cu mese și zone utilizabile, precum și cu ore realiste de sosire. Verificați ce vor vedea oaspeții, analizați planul înainte de serviciu și actualizați următoarea perioadă atunci când condițiile se schimbă. Folosiți un plan clar de disponibilitate pentru fiecare serviciu pentru a face rezervările online la restaurant mai ușor de gestionat.